В каждой компании есть история о пропавшем документе.
Иногда — не одна.
Мы тоже через это проходили. Причём не раз. И каждый такой случай напоминал небольшое расследование с элементами психологического триллера и корпоративной археологии.
Сразу оговоримся: статья не претендует на серьёзность.
Но всё, что ниже — вполне реальные события из нашей рабочей жизни.
Глава первая. Документ был. Точно был.
Всё начиналось одинаково спокойно.
— Коллеги, а где договор по сотруднику?
— Он точно был.
— Когда?
— Вчера. Или позавчера.
— В каком виде?
— В хорошем.
Дальше начиналась самая интересная часть.
HR включал режим расследования, бухгалтерия — режим защиты, руководитель — режим «я просто хочу понять, что происходит».
Документ видели.
Документ обсуждали.
Документ даже, возможно, кто-то отправлял.
Но где он сейчас — не знал никто.
Глава вторая. Поиск по всем возможным мирам
Начинался обход вселенных:
почта (включая папку «Спам», на всякий случай),
чаты,
облачные диски,
папки с названиями «Документы», «Документы новые», «Документы новые точно»,
личные рабочие столы,
и, конечно, легендарная папка «Разобрать потом».
Каждый участник процесса честно говорил:
— У меня его нет.
— Но он где-то рядом.
— Я почти уверен.
HR в этот момент уже мысленно составлял карту местности, где документ мог скрываться последние 48 часов.
Глава третья. Появляется версия номер шесть
Когда документ всё же находился (а находился он обычно неожиданно), выяснялось, что:
это не та версия,
подпись не та,
дата не та,
файл назывался «final_final_v3_точно».
И тут становилось ясно:
даже если документ найден — расследование всё равно продолжается.
Глава четвёртая. Мы поняли, что так жить нельзя
В какой-то момент мы честно признались себе:
проблема не в людях.
И не в внимательности.
И даже не в дисциплине.
Проблема в том, что документы жили своей собственной жизнью.
И тогда мы начали постепенно выстраивать централизованный подход внутри BA-Staff.
Без резких движений.
Без «всё срочно переделать».
Просто шаг за шагом.
Глава пятая. Документы перестали исчезать
Мы сделали простую, но важную вещь:
каждый документ получил своё место, статус и контекст.
Теперь:
документы привязаны к карточкам сотрудников,
у каждого файла есть актуальная версия,
история изменений сохраняется,
система сама напоминает о сроках,
а поиск документа перестал быть квестом.
Самое удивительное произошло через пару недель:
мы перестали обсуждать, где что лежит.
Не потому что всем стало всё равно.
А потому что стало понятно.
Глава шестая. HR вышел из роли следователя
HR-отдел перестал быть службой экстренного реагирования по пропавшим файлам.
Вместо расследований появились процессы.
Вместо гипотез — данные.
Вместо догадок — структура.
Теперь HR занимается тем, чем и должен:
людьми, адаптацией, процессами, развитием, а не поиском улик.
Эпилог. Почему это расследование больше не повторится
Иногда автоматизация — это не про технологии.
Это про то, чтобы перестать терять энергию на то, что не должно отнимать силы.
Дело о пропавшем документе было закрыто.
Без громких финалов.
Без аплодисментов.
Просто потому, что больше не возникает повода его открывать.
А если в компании исчезают детективные сюжеты —
значит, процессы наконец работают так, как должны.