Есть один очень распространённый этап в жизни любой растущей компании. Он начинается с фразы: «Давайте сначала опишем идеальный процесс» и может длиться бесконечно.
Мы тоже через это прошли.
Как выглядит поиск идеального процесса на практике
Сначала появляется схема.
Потом вторая — «уточнённая».
Потом третья — «с учётом реальности».
Потом выясняется, что реальностей несколько, и у каждой — свой процесс.
В обсуждении участвуют:
HR,
руководители,
бухгалтерия,
иногда даже люди, которые уже давно не работают в компании, но “раньше было лучше”.
Процесс становится всё красивее.
Стрелки аккуратнее.
Блоки логичнее.
Но есть один нюанс:
он всё равно не работает.
Потому что идеальный процесс на бумаге и живой процесс в компании — это разные формы жизни.
В какой-то момент мы остановились
И задали себе простой вопрос:
а что, если проблема не в том, что процесс неидеален, а в том, что он не автоматизирован?
Мы заметили странную вещь:
люди в целом знают, что делать,
ошибки возникают не из-за незнания,
а из-за ручных действий, переключений, забытых шагов и потери контекста.
То есть проблема была не в логике, а в исполнении.
Автоматизация вместо бесконечной доработки
Когда мы начали использовать BA-Staff внутри компании, стало очевидно:
система не требует идеального процесса.
Ей нужен достаточно понятный и повторяемый.
Автоматизация сделала сразу несколько вещей:
зафиксировала порядок шагов,
убрала «забытые» действия,
сделала статусы видимыми,
связала документы, задачи и людей в одном контексте.
И внезапно выяснилось, что:
процесс, который считался «сырым», работает,
люди реже ошибаются,
а обсуждений стало меньше не потому, что их запретили, а потому что они стали не нужны.
Система оказалась терпимее к реальности, чем мы
Мы пытались сделать процесс идеальным для всех.
BA-Staff просто принял реальность такой, какая она есть, и аккуратно навёл в ней порядок.
Где-то процесс был линейным — система это поддержала.
Где-то требовалось ручное вмешательство — оно осталось.
Где-то шаги менялись — система это зафиксировала.
И это оказалось гораздо полезнее, чем очередная версия «идеального регламента».
Что мы поняли в итоге
- Идеальный процесс — не стартовая точка, а побочный эффект.
Он появляется тогда, когда система уже работает. - Автоматизация дисциплинирует мягче, чем регламенты.
Система не спорит и не напоминает «как надо» — она просто ведёт по шагам. - Лучше автоматизировать рабочий процесс, чем ждать идеальный.
Потому что идеальный может так и не наступить. - Прозрачность важнее совершенства.
Когда видно, где что происходит, процессы начинают улучшаться сами.
Почему мы больше не ищем идеальный процесс
Мы всё ещё улучшаем процессы.
Но больше не пытаемся довести их до абсолюта до внедрения.
Теперь логика простая:
сначала автоматизируем то, что есть,
смотрим, где возникают сложности,
дорабатываем уже на основе фактов, а не предположений.
BA-Staff стал для нас не хранилищем «идеальных схем», а рабочим инструментом, который выдерживает реальную жизнь компании — с её исключениями, паузами и человеческим фактором.
И, как ни странно, именно после этого процессы стали выглядеть… почти идеальными.