Эффективное управление информационными системами является важной задачей для любой организации. Один из ключевых аспектов — определение и оценка их технического состояния.
Для автоматизации работы сотрудников производственных, диспетчерских и справочных служб специалисты ООО «Тюмень Водоканал» разработали информационную систему «АСТРА». Основные задачи системы — обеспечивать сбор, обработку и анализ данных для принятия решений, повышать эффективность и надежность работы инфраструктуры, улучшать обслуживание пользователей и снижать расходы на эксплуатацию. Система «АСТРА» позволила автоматизировать учет всех поступающих обращений, регистрировать и вести контроль за всеми проводимыми работами на сетях и сооружениях.
Для предприятия система стала инструментом управления и позволила не только оптимизировать процесс информационного обмена между основными отделами, но и сократить время реагирования на поступающие аварийные заявки и жалобы абонентов. В результате есть возможность автоматического учета всех видов обращений, регистрации проводимых работ по разным видам обращений, контроля мероприятий диспетчерскими службами, формирования отчетности для внутренних служб и городских властей, а также расчета рейтинга эффективности бригад.
Созданный call-центр водоканала стал связующим звеном между различными подразделениями компании и потребителями, что позволило сделать прозрачным цикл обработки заявок на ремонтные работы и обеспечить оперативный контроль качества предоставляемых услуг.
Эффект от использования системы очевиден: формирование единой базы данных для всех подразделений по состоянию дел на сетях водоснабжения и водоотведения, сокращение бумажного документооборота, повышение производительности труда за счет полноты и оперативности доступа к информации.
Задачи проекта
С течением времени появилась необходимость оптимизации и модернизации системы, интеграции новых бизнес процессов. Для определения дальнейшего вектора развития эксперты компании «Бизнес- Азимут» провели обследование ИС «Астра», составили ее архитектурную схему, описали форматы и процедуры обмена данными. В результате обследования было выделено два блока: модернизация системы для удовлетворения требований бизнес процессов и подготовка системы к тиражированию.
Методика анализа
Для формирования предложений по оптимизации была выбрана методика Health grid Анализ, выполняемый по этой методике, проводится для портфеля прикладных информационных систем. На основании данного анализа выбирается дальнейшая стратегия в отношении всего портфеля.
Методика подошла для данного проекта, так как ИС «АСТРА» требует интеграции с иными информационными системами. В перечень оцениваемых приложений, кроме ИС «АСТРА», были включены внешние приложения. Эти приложения находятся в контуре интеграции, участвуют в обмене данными и таким образом обладают ценностью для компании.
Эксперты оценивали техническое состояние каждой из обследуемых ИС по ряду ключевых характеристик: точность и корректность данных, архитектура, структура данных, структура программного кода, быстрота отклика, время простоя, уровень технического сопровождения, возможность получения отчетов и другие параметры.
Эксперты оценили каждый критерий на основе изучения технического состояния системы. Итоговая оценка технического состояния получилась путем усреднения оценок системы по каждому критерию. Рекомендуемая стратегия действий в отношении каждой информационной системы зависит от ее расположения в квадранте состояний. Распределение оценок может быть представлено следующим образом:
В идеальный портфель входят системы, расположенные исключительно в квадранте № 3. Они имеют высокое техническое состояние и высокую ценность для заказчика. Рекомендуется провести модернизацию этих систем для удовлетворения текущих требований бизнес-процессов и повышения их эффективности.
Результаты анализа
По результатам анализа, ИС «АСТРА» располагается на пересечении квадрантов № 3 и № 4.
Соответственно были выделены два основных направления для ее дальнейшего развития:
+ модернизация системы для оптимизации текущих бизнес процессов и интеграции новых;
+ доработка системы для ее подготовки к тиражированию.
По экспертной оценке, ИС «АСТРА» позволяет автоматизировать текущие бизнес процессы, она готова к появлению новых процессов или нестандартной обработке существующих. На основании анализа и сбора требований от пользователей определились направления модернизации системы. Среди них автоматизация оповещения, сбор статистики и формирование отчетов по отключениям, внедрение функциональности для эффективного управления взаимодействием с подрядными организациями, создание наглядного и понятного представления бизнес процессов по принципу алгоритма действий, персонализация интерфейса пользователя и ряд других.
Существует перечень требований, предъявляемых к тиражному программному продукту, составленный на основе требований 1 С, системы стандартов и методик разработки конфигураций, а также лучших практик.
После оценки ИС «АСТРА» на соответствие требованиям компании «1С» к тиражному продукту, был определен детальный перечень доработок для подготовки системы к массовому внедрению и использованию другими организациями. Методика экспертной оценки технического состояния информационных систем и определение их ценности для заказчика является важным инструментом для управления портфелем информационных систем. Она позволяет определить текущее состояние каждой системы и ее ценность, а также разработать стратегию дальнейших действий.
Успешная модернизация ИС «АСТРА» с учетом рекомендаций по автоматизации, оптимизации и соответствию требованиям позволит повысить эффективность работы организации и значительно улучшить качество предоставляемых услуг.